با گسترش اقتصاد گیگ و پیدایش فریلنسری بسیاری از کارفرمایان به برون سپاری پروژه های خود روی آورده اند. فرقی نمی کند که یک کسب وکار شخصی و کوچک داشته باشید یا یک استارتاپ یونیکورن، شما در هر شرایطی می توانید بخشی از کارهای خود را برون سپاری کنید. برون سپاری پروژه و سپردن آن به فریلنسر ها می‌تواند مزایای زیادی برای کارفرماها داشته باشد. پرداخت هزینه کمتر، تحویل گرفتن سریع تر پروژه و نداشتن دردسرهای بی مورد از جمله این مزیت هاست.
اما اگر کارفرمایان در هنگام تعریف پروژه، بررسی فریلنسرها، ارتباط با آن‌ها و پرداخت هزینه یکسری نکات را رعایت نکنند دچار مشکلات دیگری می‌شوند که آن‌ها را آزرده خاطر می‌کند.
بنابراین لازم است تا کارفرمایان قبل از شروع کار با فریلنسرها نکات خاصی را مدنظر داشته باشند تا بتوانند صفر تا صد پروژه را بدون مشکل و به بهترین نحو برون سپاری کنند و سپس از فریلنسر مورد نظر تحویل بگیرند. در ادامه 20 نکته مهمی که لازم است حتماً کارفرمایان هنگام کار با فریلنسرها آن‌ها را رعایت کنند را بیان می‌کنیم.
نکات مهمی که کارفرمایان باید برای کار با فریلنسرها بدانند
1. گرفتن تعهد از فریلنسر در مورد زمان تحویل پروژه
یکی از نکات مهمی که کارفرمایان در هنگام کار با فریلنسرها باید به آن توجه داشته باشند این است که آن‌ها باید در مورد تحویل پروژه در زمان مشخص با فریلنسر صحبت کنند. بسیار مهم است که در مورد زمان انجام پروژه قبل از واگذاری پروژه صحبت شود تا بعدا مشکلات مختلفی برای کارفرما به وجود نیاید.
اگر کارفرما زمان خاصی را مد نظر دارد و یا در انجام پروژه عجله دارد حتماً باید آن را قبل از شروع پروژه به فریلنسر اطلاع دهد. کارفرما باید زمان مد نظر خود را برای انجام پروژه به فریلنسر بگوید و از فریلنسر نیز بپرسد که این کار را در چه مدت زمان می‌تواند انجام دهد. در واقع زمان انجام پروژه باید با توافق دو طرف نهایی شود و کارفرما حتماً باید از فریلنسر در مورد تحویل به موقع پروژه تضمین بگیرد.
بسیاری از پلتفرم‌های فعالیت‌های فریلنسری به این صورت است که فریلنسر زمان مورد نظر خود را در آن وارد می‌کند. بنابراین تعهد گرفتن کارفرما در مورد زمان به این صورت است که کارفرما از فریلنسر می‌خواهد تا زمان مورد نظر را به صورت صحیح در سیستم وارد کند که اگر پروژه در آن زمان انجام نشد، امکان پیگیری داشته باشد.
2. دادن بیعانه به فریلنسر
دادن بیعانه از طرف کارفرما به فریلنسر اجباری نیست و در بسیاری از پلتفرم‌های کسب و کار فریلنسری، دادن بیعانه از طرف کارفرما انجام نمی‌شود. اما نکته‌ای که اهمیت دارد این است که دادن بیعانه باعث به وجود آمدن اطمینان خاطر در فریلنسر می‌شود. فریلنسرها چون اولین بار است که با کارفرمای مورد نظر ارتباط می‌گیرند در مورد پرداخت هزینه پروژه مطمئن نیستند که دادن بیعانه می‌تواند خیال آن‌ها را راحت کند.
بنابراین در هنگام کار با فریلنسرها باید دقت داشت که تقریباً یک چهارم یا یک پنجم مبلغ کل پروژه را می‌توان به فریلنسر پرداخت. این باعث می‌شود تا ارتباط بین کارفرما و فریلنسر به بهترین شکل ممکن آغاز شود و فریلنسر نیز زمانی که بیعانه‌ای دریافت می‌کند سریعاً کار را شروع می‌کند و سعی می‌کند کار را با بهترین کیفیت تحویل دهد.
3. مشاهده نظرات سایر کارفرمایان در مورد فریلنسرها
در بسیاری از پلتفرم‌هایی که برای فعالیت به صورت فریلنسری ایجاد شده است، صفحه‌ای به هر فریلنسر اختصاص داده می‌شود. قسمتی از این صفحه مربوط به نظرات سایر کارفرماها در مورد آن فریلنسر خاص می‌باشد. کارفرمایان در هنگام انتخاب یک فریلنسر برای یک پروژه خاص حتماً باید نظرات سایر کارفرماهایی که با این فریلنسر کار کرده‌اند را بخوانند.
در بسیاری از موارد خواندن نظرات و امتیازاتی که کارفرماها به فریلنسرها داده‌اند باعث می‌شود تا کارفرما از دادن پروژه به فریلنسرهایی که تعهد کاری و کیفیت کار خوبی نداشته‌اند خودداری کند. این باعث می‌شود تا از مشکلات احتمالی در ادامه کار جلوگیری شود. کارفرماها قبل از شروع کار با فریلنسرها اگر نظرات را به خوبی بخوانند، می‌توانند از کارهای قبلی فریلنسرها نیز آگاه شوند و تجربه کاری فریلنسر را محک بزنند و در نهایت یک فریلنسر موفق در زمینه مورد نظر را انتخاب کنند.
4. عجله نکردن در مورد انتخاب فریلنسر
اگر تجربه کار به صورت کارفرما در فضای فریلنسرینگ را داشته باشید حتماً می‌دانید که عجله کردن در هنگام انتخاب یک فریلنسر چقدر می‌تواند شما را به اشتباه بیندازد. به عنوان مثال اگر شما پروژه‌ای را تعریف کنید و بعد از گذشت 15 دقیقه فقط 2 پیشنهاد از فریلنسرها دریافت کنید، در صورت عجله مورد بهتر را انتخاب می‌کنید. اما بعد از گذشت نیم ساعت می‌بینید که 5 پیشنهاد دیگر دریافت کرده‌اید که در بسیاری از موارد هم قیمت آن‌ها پایین تر است و هم کیفیت کار ارائه شده آن‌ها بهتر خواهد بود.
بنابراین در هنگام کار با فریلنسرها و خصوصاً در هنگام انتخاب یک فریلنسر نباید عجله کنید. باید به افراد مختلف زمان بدهید تا پروژه شما را ببینند و فردی که در حوزه پروژه شما تجربه و تخصص دارد بتواند پیشنهاد دهد. پیشنهاد می‌کنیم که قبل از شروع کار با فریلنسرها و انتخاب آن‌ها برای یک پروژه اگر عجله ندارید، حداقل نیم ساعت صبر کنید تا پیشنهادات تکمیل شود.
5. مشاهده نمونه کارهای فریلنسر قبل از انتخاب
سایت‌هایی که در آن امکان انجام پروژه‌های فریلنسری به وجود آمده است اغلب قسمتی را به نمونه کارهای فریلنسرها اختصاص داده اند. در واقع هر فریلنسر برای شناساندن بهتر خود به کارفرمایان باید نمونه کارهای خود را به معرض نمایش بگذارد. نمونه کارها می‌تواند کارهای قبلی فریلنسر باشد و یا نمونه‌ای که به صورت جداگانه توسط خود فریلنسر آماده شده است.
کارفرمایان نیز باید قبل از شروع کار با فریلنسرها، این نمونه کارها را به خوبی ببینند تا با سبک فریلنسر آشنا شوند. کارفرمایان اگر به دنبال یک فریلنسر نویسنده یا طراح باشند، مشاهده نمونه کارها می‌تواند به آن‌ها کمک زیادی در انتخاب بهترین فریلنسر کند.
6. شرح کامل پروژه و جزییات آن برای فریلنسرها
شرح کامل پروژه برای فریلنسرها هم به کیفیت نهایی پروژه کمک می‌کند و هم باعث حذف ابهامات فریلنسر می‌شود. بنابراین کارفرماها باید در همان شروع کار با فریلنسرها، انتظارات خود را از پروژه بیان کنند. اگر به دنبال تولید محتوای متنی هستند، تعداد صفحات و نحوه به کار بردن کلمه کلیدی را بیان کنند و اگر به دنبال یک طراح هستند نوع طرح مد نظر خود را به فریلنسر اطلاع دهند.
کارفرمایان بعضاً تصور می‌کنند که فریلنسر به خوبی از ذهن آن‌ها آگاهی دارد و پروژه را به خوبی جلو خواهد بود. ولی واقعیت اینطور نیست، شما باید همه نکات مورد نظر در مورد پروژه را به فریلنسر اطلاع دهید و قبل از شروع کار با فریلنسر به همه سؤالات آن‌ها پاسخ بدهید. حتی اگر فریلنسر از پروژه سؤالی نکرد شما می‌توانید علاوه بر ذکر نکات اصلی پروژه از او بخواهید که هر زمانی سؤالی برایش به وجود آمد از شما بپرسد.
7. عدم قطع ارتباط با فریلنسر حین اجرای پروژه
نکته مهم دیگر که کارفرمایان باید هنگام کار با فریلنسرها به آن توجه داشته باشند این است که ارتباط کارفرما و فریلنسر نباید بعد از تائید فریلنسر قطع شود. ممکن است بعد از شروع پروژه توسط فریلنسر با گذشت یک یا دو روز سؤالات اساسی جدیدی برای فریلنسر به وجود آید که بهترین شخصی که می‌تواند به این سؤالات پاسخ دهد کارفرما است.
به عنوان مثال اگر زمان نهایی توافق شده بین کارفرما و فریلنسر 5 روز باشد، کارفرما باید هر روز به سایت مورد نظر و فریلنسر سر بزند و اگر فریلنسر در هنگام انجام پروژه دچار مشکلی شده است، مشکل او را حل کند. کارفرمایی که بعد از 5 روز به دنبال پروژه نهایی باشد نباید انتظار یک پروژه با کیفیت داشته باشد.
8. ارائه نظر و امتیاز در مورد فریلنسر
همان طور که شما با خواندن نظرات سایر کارفرمایان در مورد یک فریلنسر می‌توانید فریلنسر خوب را از فریلنسر بد تشخیص دهید، سایر کارفرمایان نیز به نظرات شما توجه می‌کنند. پس زمانی که پروژه به اتمام رسید بسته به شرایط پروژه و کیفیت کار تحویل گرفته به فریلنسر مورد نظر امتیاز دهید و یک نظر هم برای او ثبت کنید. این مورد حتی می‌تواند برای خود کارفرما نیز مفید باشد تا بداند بعدا در همکاری با هر فریلنسر چه تجربه‌ای داشته است.
توجه کنید که نظرات مثبت شما علاوه بر اینکه توسط سایر کارفرمایان خوانده می‌شود به خود فریلنسر نیز روحیه خوبی می‌دهد. فریلنسر که بعد از چند روز زمان گذاشتن بر روی پروژه شما، می‌بیند که توانسته است نظر مثبت شما را جلب کند، اعتماد به نفس خوبی می‌گیرد. البته نظرات منفی شما هم فریلنسر ها را به فکر فرو می‌برد و آن‌ها سعی می‌کنند در پروژه‌های بعدی نقاط ضعف خود را اصلاح کنند.
9. توجه به کیفیت کار به جای توجه به قیمت ارائه شده
کارفرمایان در هنگام انتخاب پروژه باید توجه داشته باشند که ممکن است فریلنسر ها خاصی قیمت بسیار پایینی پیشنهاد بدهند. مثلاً اگر تعرفه تایپ یک صفحه فارسی 2 هزار تومان باشد، ممکن است فریلنسرهای مختلفی قیمت 1 هزار تومان برای هر صفحه به شما پیشنهاد دهند. شما به عنوان کارفرما باید علاوه بر توجه به قیمت به کیفیت کار تحویلی نیز دقت داشته باشید.
به عنوان مثال فردی که تایپ هر صفحه را 50 درصد زیر قیمت انجام می‌دهد، به خاطر شرایط رقابتی این کار را انجام داده است تا توسط شما انتخاب شود. اما ممکن است پروژه نهایی او پر از غلط املایی و عدم رعایت فونت مناسب و نیم فاصله باشد. بنابراین شما به عنوان کارفرما نباید کیفیت پروژه را فدای قیمت آن کنید.
10. تقسیم بندی پروژه به چند مرحله
در هنگام کار با فریلنسرها باید دقت داشته باشید که اگر پروژه شما نسبتاً بزرگ است آن را به چند قسمت تبدیل کنید و آن را در چند نوبت از فریلنسر تحویل بگیرید. تقسیم بندی پروژه به چند مرحله علاوه بر اینکه خیال شما را از بابت تحویل پروژه راحت می‌کند، به کار فریلنسر نیز نظم می‌دهد.
شما به عنوان کارفرما می‌توانید بسته به پروژه خود، آن را به سه قسمت تقسیم کنید. به طور مثال اگر یک مقاله علمی 25 صفحه‌ای از فریلنسر می‌خواهید، قسمت اول مقدمه و بیان مسئله با زمان 4 روز، قسمت دوم بررسی مطالعات پیشین و ارائه روش تحقیق 5 روز و بخش سوم تجزیه و تحلیل آماری و نتیجه گیری 6 روز به فریلنسر زمان بدهید.
11. عدم تائید پیشنهادهای خارج از عرف
کارفرمایان در هنگام کار با فریلنسرها باید با دقت به پیشنهاداتی که از طرف فریلنسرها ارائه می‌شود دقت کنند. به عنوان مثال اگر کارفرما تصور می‌کند پروژه‌ای به طور معمول 4 روز زمان نیاز دارد و فریلنسر پیشنهاد دهد که یک روزه پروژه را تحویل دهد، کارفرما حق انتخاب این فرد را ندارد.
از طرفی بسیاری از فریلنسر ها نیز قیمت‌های بسیار بالایی برای پروژه‌ها می‌دهند و بیان می‌کنند که چون کیفیت کار نهایی آن‌ها بسیار عالی است، پس قیمت آن نیز بالا خواهد بود. بنابراین کارفرمایان در هنگام کار با فریلنسرها باید توجه کنند که قیمت، زمان پروژه و سایر موارد کاملاً معمولی و قابل انجام باشد. اغلب پروژه‌هایی که زمان یا قیمت غیر معمولی دارند به سرانجام نمی‌رسد و کارفرما باید حتماً به این نکته توجه داشته باشد.
12. دادن اختیار به فریلنسر
سؤال و جواب‌های بی مورد، پیگیری‌های زیاد و شک کردن به مهارت فریلنسر مواردی است که اگر از طرف کارفرما باشد موجب آزرده خاطر شدن فریلنسر خواهد شد. بنابراین کارفرما باید دقت کند که در انجام پروژه، فریلنسر را آزاد بگذارد ولی به کار او نظارت هم داشته باشد تا بتواند پروژه را در زمان مقرر تحویل بگیرد.
البته کارفرما زمانی که از مهارت و نمونه کارهای فریلنسر خود مطمئن شد می‌تواند به او اختیار عمل دهد تا او به راحتی کار خود را انجام دهد. دادن اختیار عمل بی مورد نیز می‌تواند مشکلات خاصی را به وجود آورد. بنابراین کارفرمایان بسته به شرایط هر پروژه باید سعی کنند فریلنسر ها را به بهترین شکل ممکن هدابت کنند.
13. ارتباط پیامی با فریلنسرها
کارفرمایان در هنگام کار با فریلنسرها باید دقت کنند که در بسیاری از موارد پیشنهادهایی که از طرف فریلنسر برای کارفرمایان می‌آید کمی مبهم است. در این شرایط کارفرما باید ارتباط پیامی خود با فریلنسر را آغاز کند و با ارائه سؤالاتی شرایط کاری فریلنسر ها را محک بزند. فریلنسرها نیز از این مورد استقبال می‌کنند و خود شرایط شان را برای کارفرمایان شرح می‌دهند.
پروژه‌ها معمولاً ریزه کاری‌های مختلفی دارند که باید حتماً به اطلاع فریلنسر برسد. ارتباط از طریق پیام بهترین راه برای توافق بر سر قیمت، زمان پروژه و شرایط تائید پروژه است. فریلنسری که با کارفرما ارتباط برقرار نمی‌کند و خواسته‌های خود را به صورت شفاف بیان نمی‌کند، نمی‌تواند گزینه خوبی برای انتخاب باشد.
14. بررسی جزئی رزومه فریلنسر
کارفرمایان در هنگام کار با فریلنسرها و قبل از تائید آن‌ها بهتر است که رزومه‌ای از او بخوانند. سایت‌های فریلنسری اغلب امکاناتی فراهم کرده‌اند تا فریلنسرها رزومه کاری خود را در آن برای کارفرمایان مختلف ارائه کنند. کارفرمایان از این رزومه‌ها اطلاعات بسیار زیادی می‌توانند کسب کنند که در انتخاب افراد کمک زیادی به آن‌ها می‌کند.
کارفرمایان می‌توانند اطلاعاتی همچون جنسیت، سن، میزان تحصیلات و حتی علایق فریلنسرها را از طریق رزومه آن‌ها متوجه شوند. اگر فریلنسری در قسمت علایق رزومه خود موضوعاتی که مربوط به پروژه شماست را آورده است، احتمالاً می‌تواند به خوبی از پس این پروژه بربیاید.
15. مشاهده تخصص فریلنسر و امتیاز او در سایت
کارفرمایان باید سعی کنند پروژه‌ها را به افراد متخصص واگذار کنند. واگذار کردن پروژه‌ها به افراد متخصص خیال کارفرمایان را از این بابت راحت می‌کنند. کارفرمایان هنگام کار با فریلنسرها باید به تخصص هر فرد توجه کنند و سعی کنند هر پروژه را به فرد مربوطه واگذار کنند.
اگر کارفرمایان به امتیاز فریلنسرها در سایت دقت کنند، می‌توانند انتخاب مناسب تری داشته باشند. امتیازی که در وب سایت‌های فریلنسری برای هر فریلنسر نمایش داده می‌شود به صورت میانگین است و عموماً بین 0 تا 5 است. تجربه نشان داده است که فریلنسرهایی که امتیاز 4 به بالا دارند تعهد بیشتری در پروژه‌های مختلف دارند.
16. برخورد خوب و توجه به تاثیر آن در نتیجه پروژه
تجربه در کارهای فریلنسری نشان داده است که کارفرمایانی که نسبت به فریلنسر ها خوش‌برخوردتر هستند پروژه‌های با کیفیتی تحویل می‌گیرند. برخورد خوب کارفرما با فریلنسر باعث می‌شود تا فریلنسر احساس اطمینان کند و تعهد بیشتری نسبت به پروژه نشان دهد.
برخورد خوب کارفرما باعث می‌شود تا فریلنسر به راحتی بتواند سؤالات خود را مطرح کند و به خوبی پاسخ سؤالات خود را بگیرد. برخورد خوب کارفرما باعث می‌شود فریلنسر سعی کند پروژه را دقیقاً در زمان توافق شده تحویل دهد. همچنین برخورد خوب کارفرما باعث می‌شود تا خیال فریلنسر بابت اینکه هزینه به موقع پرداخت می‌شود راحت شود.
17. تائید به موقع پروژه و پرداخت هزینه
در پلتفرم‌های فریلنسری بسیار اتفاق افتاده است که کارفرما و فریلنسر زمان مشخصی را توافق می‌کنند ولی بعد از پایان آن زمان، کارفرما برای تائید پروژه به وب سایت مراجعه نمی‌کند. بنابراین کارفرمایان هنگام کار با فریلنسرها باید دقت کنند که در زمان مشخص برای تائید پروژه و آزاد سازی مبلغ توافق شده به سایت بروند.
فریلنسرها بعد از چند روز کاری سخت انتظار دارند که دستمزد خود را به موقع دریافت کنند. فریلنسر ها نسبت به شغل‌های درآمد ثابت، درآمد کمتری دارند و باید سعی شود در زمان مشخص حقوق آن‌ها پرداخت شود. پرداخت به موقع دستمزد فریلنسر باعث می‌شود آن‌ها پروژه های بعدی را به خوبی ادامه دهند.
18. عدم تخطی از قوانین سایت‌های فریلنسری
کارفرمایان هنگام کار با فریلنسرها در سایت‌های مختلف به قوانین آن سایت پایبند باشند. این قوانین برای ارتباط هر چه بهتر بین کارفرما و فریلنسر ایجاد شده است. بنابراین کارفرمایان باید این قوانین را رعایت کنند و در صفر تا صد پروژه آن‌ها را در نظر بگیرند. عدم ارتباط کارفرما و فریلنسر خارج از وب سایت، پرداخت به موقع و مناسب دستمزد و عدم انصراف بعد از تائید از جمله قوانینی است که سایت‌های مختلف ارائه کرده‌اند.
19. زمان بندی صحیح پروژه و ارائه به موقع آن به فریلنسر
کارفرمایان در هنگام کار با فریلنسرها باید دقت داشته باشند که زمان مناسبی با توافق فریلنسر برای پایان پروژه انتخاب کنند. کارفرمایان باید طوری برنامه ریزی کنند که پروژه در زمان مناسب به دست فریلنسر برسد. با این کار دیگر لازم به تعریف پروژه های فوری و عجله‌ای نیست.
اینکه کارفرمایان، پروژه را دیر تعریف کنند و از فریلنسر ها انتظار داشته باشند که کار را به صورت فشرده انجام دهند، انتظار بیجایی است. پروژه‌هایی که زمان کمتری برای آن‌ها از طرف کارفرما تعریف می‌شود ممکن است در نهایت کیفیت خوبی نداشته باشد. بنابراین کارفرمایان هنگام کار با فریلنسرها باید به نوع پروژه دقت کنند و سعی کنند با توافق با فریلنسرها یک زمان کاملاً مناسب برای پروژه انتخاب کنند.
20. شرح کیفیت مورد انتظار از پروژه به فریلنسر
کارفرمایان مختلف در هنگام تعریف پروژه و بعد از تائید فریلنسر باید جزییات پروژه را به فریلنسر شرح دهند و کیفیت مورد نظر خود را برای فریلنسر توضیح دهند. کارفرمایی که انتظار یک کار با کیفیت و قوی از فریلنسر داشته باشد ولی این را به فریلنسر گوشزد نکند نباید انتظار تحویل پروژه با کیفیتی داشته باشد.
شرح کیفیت مورد انتظار در هنگام کار با فریلنسرها کار دو طرف را راحت تر می‌کند. در واقع فریلنسرها به خوبی از جزییات پروژه اطلاع پیدا می‌کنند و می‌فهمند که کارفرما چه کیفیتی از پروژه نهایی انتظار دارد. این مورد، مشکلات زیادی که ممکن است در انتهای پروژه برای هر دو طرف پیش آید را حل می‌کند. به عنوان مثال اگر پروژه یک روتوش عکس با فتوشاپ است، کارفرما باید به فریلنسر بگوید که کار حرفه‌ای می‌خواهد یا با یک طراحی معمولی نیز نیازش برطرف می‌شود. این باعث می‌شود دوباره کاری‌هایی که ممکن است در خلال کار پیش آید کمتر و کمتر شود.
نظرات کاربران