برون سپاری چیست؟ + مزایا و معایب و انواع آن (توضیحات جامع)

برون سپاری (Outsourcing) یک شیوه برای انجام کارهاست که در آن شما کل یا بخشی از کارهای خود را به یک شرکت شخص ثالث و یا یک فریلنسر می سپارید. به عبارت دیگر، برون سپاری به انجام برخی وظایف شغلی در خارج از یک شرکت گفته می‌شود. امروزه شرکت های بسیاری هستند که بخشی از کارهای خود را برونسپاری می کنند.

اغلب سازمان ها و شرکت ها خدمات مربوط به حوزه فناوری اطلاعات از جمله برنامه نویسی، توسعه اپلیکیشن، طراحی لوگو و… را برون سپاری می کنند. البته شرکت ها می‌توانند کارهای دیگری مانند استخدام منابع انسانی، حسابداری و پردازش حقوق و دستمزد را نیز برون سپاری کنند. شرکت‌ها می‌توانند تمام یک بخش از فعالیت های خود را برون سپاری کنند و یا فقط وظایفی از یک بخش خاص را به شخص یا شرکتی دیگر بسپارند.

برونسپاری می تواند به صورت همکاری با یک شرکت ارائه دهنده بزرگ باشد و یا اینکه می تواند به صورت استخدام پیمانکاران مستقل و کارکنان اداری موقت باشد. برای آشنایی کامل با برونسپاری و مزایای و معایب آن، در ادامه این مقاله همراه ما باشید.

تاریخچه برون سپاری چیست؟

برون سپاری عملی است که معمولا شرکت ها برای کاهش هزینه های خود انجام می دهند. برون سپاری برای اولین بار در سال 1989 به عنوان یک استراتژی تجاری شناخته شد و در طول دهه 1990 به بخشی جدایی ناپذیر از اقتصاد کسب و کار تبدیل شد و در نهایت از سال 2008 با ظهور اقتصاد گیگ برونسپاری به یکی از ارکان اصلی فعالیت شرکت ها و سازمان ها تبدیل شد.

فرآیند برون سپاری در بسیاری از کشورها مورد مناقشه است. مخالفان استدلال می کنند که این امر باعث از بین رفتن مشاغل خانگی، به ویژه در بخش تولید شده است. حامیان می گویند که برون سپاری انگیزه ای برای کسب و کارها و شرکت ها ایجاد می کند تا منابع را در جایی که موثرتر هستند تخصیص دهند و همچنین برونسپاری به حفظ ماهیت اقتصادهای بازار آزاد در مقیاس جهانی کمک می کند.

متداول برون سپاری ها در شرکت ها

نوع برون سپاری به شدت به نیازهای کسب و کار و صنعتی که یک شرکت در آن فعالیت می کند، بستگی دارد. شما می توانید برای برونسپاری کارها از یک سایت فریلنسری و یا شرکت های مستقل کمک بگیرید. متداول ترین فعالیت های برون سپاری عبارتند از:

• تولید محتوا
• طراحی سایت
• بهینه سازی سئو
• طراحی لوگو
• طراحی رابط کاربری سایت و اپلیکیشن
• طراحی و توسعه اپلیکیشن موبایل
• دیجیتال مارکتینگ
• و…

دلایل برون سپاری چیست؟

همانطور که گفته شد برون سپاری می تواند به مشاغل کمک کند تا هزینه های نیروی کار را به میزان قابل توجهی کاهش دهند. هنگامی که یک شرکت از برون سپاری استفاده می کند، از شرکت ها و اشخاصی که به شرکت وابسته نیستند برای انجام برخی وظایف کمک می گیرد. کسب ‌و کارها همچنین می‌توانند از هزینه‌های مرتبط با استخدام نیروی کار و خرید تجهیزات اجتناب کنند.

علاوه بر صرفه جویی در هزینه ها، شرکت ها می توانند از استراتژی برون سپاری برای تمرکز بهتر بر جنبه های اصلی کسب و کار خود استفاده کنند. برون سپاری کارهای جانبی می تواند کارایی و بهره وری را بهبود بخشد زیرا نهاد دیگری این وظایف را بهتر از خود شرکت انجام می دهد.

رایج ترین دلایل برون سپاری عبارتند از:

1. کاهش هزینه های عملیاتی، نیروی کار و خریداری تجهیزات
2. تمرکز بیشتر بر جنبه های اصلی شرکت و انتقال کارها و وظایف وقت گیر به شرکت های دیگر
3. آزادسازی منابع داخلی و استفاده از منابع برای مقاصد دیگر
4. کاهش ریسک با به اشتراک گذاشتن پروژه ها با شرکت های دیگر و ایجاد مشارکت های معنادار
5. بهبود انعطاف پذیری و کارایی با واگذاری مسئولیت هایی که مدیریت و کنترل آن ها دشوار است به شرکت های دیگر

ملزومات برون سپاری چیست؟

برای اینکه یک شرکت به طور موثر مسئولیت های خود را برون سپاری کند، مهم است که به همان اندازه تدارکات را بر شراکت تجاری آماده کند. برون سپاری مربوط به مدیریت روابط است و نوعی مشارکت محسوب می شود بنابراین حفظ و تضمین یک رابطه قابل اعتماد در برونسپاری ضروری است.

برخی از کارشناسان توصیه می کنند که باید بر بندهای خروج از قرارداد خدمات در برون سپاری تاکید بیشتری شود. برای شرکت‌ها مهم است که اطمینان حاصل کنند که طرف‌های درگیر قرارداد به تعهدات خود عمل می‌کنند و تا پایان قرارداد به آن پایبند هستند. در نتیجه در برون سپاری لازم است تا به بندهای موجود در قرارداد توجه بیشتری شود.

اهمیت برون سپاری

اگرچه برون سپاری به عنوان راهی برای کاهش هزینه ها و به دست آوردن کارایی بیشتر تلقی می شود، اما به طور فزاینده‌ای به یک ابزار استراتژیک برای شرکت ها تبدیل شده است.

شرکت‌های پیشرو می‌دانند که برون‌ سپاری برخی از وظایف یا خدمات شرکت می‌تواند به آن ها کمک کند تا با اجازه دادن به افراد متخصص برای دسترسی به تخصص یا فناوری‌های نوآورانه‌ای که در داخل ندارند، مزیت رقابتی کسب کنند.

همچنین برون سپاری به آن ها در ارائه سریع تر محصولات یا خدمات کمک می کند و آن ها را قادر می سازد تا منابع را به حوزه هایی از کسب و کار که حیاتی تر هستند منتقل کنند. برون سپاری هم مقرون به صرفه است و هم انعطاف پذیری حجم کار را افزایش می دهد.

دلایل اصلی برون سپاری کارها توسط شرکت ها

شرکت‌ها برون‌ سپاری می‌کنند تا هزینه پرداختی را برای تولید محصول کاهش دهند و در نتیجه حاشیه سود خود را افزایش دهند. به گفته براندون گیل، 46 درصد از شرکت ها دلیل اصلی برونسپاری خود را کاهش هزینه ها ذکر کرده اند و 12 درصد نیز مایل به همکاری با شرکت های دیگر و دسترسی به خدمات بهتر هستند. در ادامه دلایل برونسپاری شرکت ها به روایت درصد توضیح داده شده است:

• 44 درصد کاهش یا کنترل هزینه ها
• 34 درصد دسترسی به منابع IT
• 31 درصد آزاد کردن منابع داخلی
• 28 درصد بهبود تمرکز تجاری یا مشتری
• 22درصد تسریع در سازماندهی مجدد یا تحول شرکت
• 15 درصد افزایش سرعت پیشبرد پروژه
• 15 درصد دسترسی به نیروی متخصص که در داخل شرکت در دسترس نیست
• 9 درصد کاهش زمان ورود به بازار

مزایا و معایب برون سپاری چیست؟

مزایای برون سپاری

شرکت هایی که برون سپاری می کنند علاوه بر کاهش هزینه ها و افزایش کارایی، می توانند مزایای دیگری نیز داشته باشند. با برون‌ سپاری، شرکت‌ها می‌توانند منابع یعنی پول نقد، پرسنل و امکانات را آزاد کنند که می‌توانند به وظایف موجود یا پروژه‌های جدیدی هدایت شوند تا بازدهی بالاتری نسبت به وظایفی که برونسپاری شده‌اند را برای شرکت به ارمغان ‌آورند. همچنین ممکن است شرکت‌ها متوجه شوند که می‌توانند شرایط تولید را ساده کرده و یا زمان آن را کوتاه کنند، زیرا با برونسپاری تولید محصول یا ارائه خدمات با سرعت بیشتری انجام می شود.

برونسپاری این امکان را برای شرکت‌ها فراهم می‌کند که به‌ طور موقت زمانی که تقاضای مشتریان زیاد است، گسترش پیدا کنند، در حالی که به تیم‌هایشان اجازه می‌دهد تا روی جنبه‌هایی تمرکز کنند که در وهله اول باعث موفقیت کسب‌ و کار شده‌اند. این امر به ویژه در مورد استارت آپ ها که اغلب در مقیاس کوچکتر فعالیت می کنند صادق است.

در حالی که اکثر شرکت ها از کارکنانی که در زمینه های مختلف مهارت دارند استفاده می کنند، گاهی اوقات آوردن یک متخصص از آموزش کارمندان منطقی تر است. یک پیمانکار ممکن است دارای تخصص و تجربه ای باشد که کارکنان موجود فاقد آن هستند و قادر خواهد بود یک کار خاص را به سرعت و بدون تاخیر در انجام لازم و به صورت منظم انجام دهد.

معایب برون سپاری

با این حال، برون سپاری می تواند چالش ها و اشکالاتی را نیز برای شرکت ها ایجاد کند. شرکت هایی که به برون سپاری روی می آورند باید قراردادها و روابط مستمر خود را با ارائه دهندگان شخص ثالث به اندازه کافی مدیریت کنند تا از موفقیت پروژه ها اطمینان حاصل کنند. شرکت ها همچنین ممکن است احساس کنند که کنترل خود را بر جنبه هایی از وظایف یا خدمات برون سپاری شده، از دست داده اند. به عنوان مثال، زمانی که یک شرکت عملکرد مرکز تماس خود را برونسپاری می کند، ممکن است کنترل بر کیفیت خدمات ارائه شده به مشتری را از دست بدهد.

شرکت‌هایی که برون‌ سپاری می‌کنند نیز می‌توانند با خطرات امنیتی شدیدی مواجه شوند، زیرا با برون سپاری اطلاعات اختصاصی یا داده‌های حساس شرکت را مبادله می‌کنند که ممکن است توسط شخص ثالت مورد سوء استفاده یا افشای سهوی قرار گیرد.

علاوه بر این، شرکت‌ها ممکن است در واداشتن کارکنان خود به برقراری ارتباط و همکاری موثر با شخص ثالث، با مشکلاتی مواجه شوند.

همچنین امضای قرارداد با شرکت های دیگر ممکن است زمان و تلاش بیشتری را از تیم حقوقی یک شرکت بگیرد. عدم ارتباط موثر بین شرکت و ارائه دهنده برونسپاری نیز می تواند تکمیل پروژه ها را به تاخیر بیندازد.

انواع برون سپاری

در این قسمت از مقاله به معرفی 6 مورد از مهم ترین انواع برون سپاری پرداخته ایم:

فرآیند مهندسی (EPO): برون سپاری فرآیند مهندسی شامل تخصیص وظایف مهندسی خاص به یک تیم مهندسی خارج از شرکت است. به عنوان مثال، برخی از شرکت های خودروسازی توسعه محصول را برای دسترسی به بازارهای جدید و بهبود کیفیت برونسپاری می کنند.

فناوری اطلاعات (ITO): برخی از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند از یک متخصص فناوری اطلاعات که در خارج از شرکت آن ها مشغول است، برای خدماتی مانند توسعه نرم‌افزار، توسعه برنامه‌های کاربردی، مخابرات یا پشتیبانی فنی مانند مراکز تماس و پشتیبانی مشتری استفاده کنند.

فرآیند دانش (KPO): برون سپاری فرآیند دانش به برونسپاری فرآیندهای تجاری اصلی، مانند دفترداری، ورود داده ها، تحقیقات بازاریابی، تحقیقات مالکیت معنوی یا ایجاد محتوا اشاره دارد.

فرآیندهای قانونی (LPO): همه شرکت ها دارای وکیل نیستند، اما اکثر شرکت ها در مقطعی به خدمات حقوقی نیاز خواهند داشت. برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که فرآیندهای حقوقی را به وکلای شخص ثالث برون سپاری کنند.

فرآیند استخدام (RPO): بسیاری از شرکت ها سازمان های شخص ثالث را برای یافتن استعدادهای جدید استخدام می کنند. استخدام کنندگان روی شناسایی، جذب، غربالگری، فهرست کوتاه و مصاحبه با نامزدهای مناسب کار می کنند.

منابع انسانی (RHO): کارکردهای منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد، بررسی پیشینه، به روز رسانی دستورالعمل های خط مشی، مدیریت مزایا و کارکنان را می توان به متخصصان منابع انسانی برون سپاری کرد.

نمونه هایی از برونسپاری

بزرگ ترین مزیت برون سپاری صرفه جویی در زمان و هزینه است. یک تولید کننده رایانه های شخصی ممکن است قطعات داخلی ماشین های خود را از شرکت های دیگر خریداری کند تا در هزینه های تولید صرفه جویی کند. یک شرکت حقوقی ممکن است فایل‌های خود را با استفاده از یک ارائه ‌دهنده خدمات رایانش ابری ذخیره و پشتیبان‌گیری کند، بنابراین به آن امکان دسترسی به فناوری دیجیتال بدون سرمایه‌گذاری مقدار زیادی پول برای مالکیت واقعی این فناوری را می‌دهد.

یک شرکت کوچک ممکن است تصمیم بگیرد که وظایف حسابداری را به یک شرکت حسابداری برون سپاری کند، زیرا انجام این کار ممکن است ارزان تر از حفظ یک حسابدار داخلی باشد. سایر شرکت ها برونسپاری وظایف بخش های منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد و بیمه سلامت را مفید می دانند. وقتی به درستی استفاده شود، برون سپاری یک استراتژی موثر برای کاهش هزینه ها است و حتی می تواند یک مزیت رقابتی نسبت به رقبا برای یک کسب و کار فراهم کند.

رویکرد صحیح در برون سپاری

هیچ رویکرد مشخصی برای برون سپاری پروژه ها وجود ندارد. همانطور که شرکت ها با یکدیگر متفاوت هستند، استراتژی های برون سپاری نیز متفاوت هستند. با این حال، بهترین روش برونسپاری در شرایطی است که موارد زیر را در آن رعایت کنید:

1- تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی شرکت : وضعیت واقعی و فعلی پروژه را تجزیه و تحلیل کنید. از تجزیه و تحلیل، می توانید بهترین مسیر اقدام بعدی را تعیین کنید و پتانسیل یک استراتژی برون سپاری را تخمین بزنید.

2- آماده سازی: یک جلسه آغازین با همه ذی نفعان شرکت خود ترتیب دهید تا بیشترین بهره را از پروژه برون سپاری خود ببرید. در جلسه، می توانید پایه و اساس کارهای مشترک آینده را بگذارید. باید در این جلسه مزایای پروژه، محتوا و زمان پروژه و مراحل بعدی را مشخص و مورد بحث قرار دهید.

3- انتخاب یک ارائه دهنده خدمات: ارائه دهندگان خدمات را با یکدیگر مقایسه کنید. برای انتخاب و تعامل با ارائه دهندگان خدمات به یک بیانیه نیاز دارید. شما باید تمامی الزامات اساسی و همچنین مفهوم اولیه پروژه را مکتوب کنید و راه حل های مربوطه و الزامات را یادداشت کنید. بر این اساس، ارائه دهندگان خدمات می توانند راه حل های جدیدی ارائه دهند یا راه حل های موجود را توسعه دهند. علاوه بر این، با نوشتن این موارد از سوء تفاهمات احتمالی جلوگیری می کنید.

4- به جدول زمانی اجرای خود پایبند باشید: پس از انعقاد قرارداد، می توانید فعالیت خود را آغاز کنید.

اشتباهاتی در برون سپاری که باید از آن ها اجتناب کرد

برون سپاری فرآیند پیچیده ای است، به همین دلیل ممکن است در اجرای آن اشتباهاتی رخ دهد. در اینجا برخی از رایج ترین اشتباهات را بررسی می کنیم تا از آن ها اجتناب کنید:

برون سپاری خودسرانه: برون سپاری خودسرانه وظایف ممکن است کار شما را نجات دهد، اما به ندرت پیش می آید که نتیجه بخش باشد. بهتر است ابتدا زمینه ها و فعالیت های مختلف شرکت خود را به تفصیل تجزیه و تحلیل کنید و سپس تصمیم بگیرید.

توافقات نادرست: توافقات نامشخص اغلب به این معنی است که شما به عنوان یک تجارت از نتایج راضی نیستید. بنابراین، مهم است که از قبل مشخص شود که دقیقاً چه چیزی برونسپاری می شود و معیارهای مشخص شده چگونه و تا چه اندازه نظارت می شود.

قراردادهای نامشخص: یک قرارداد برون سپاری مناسب باید وظایف برونسپاری و تعهدات متقابل را مستند کند. سوالات نامشخص می تواند منجر به سوء تفاهم و تداخل در همکاری شود.